Для аннулирования электронного первичного документа (информации продавца), далее - ЭПД(информация продавца), до подписания покупателем по инициативе продавца сторонам сделки необходимо:
- выполнить действия по аннулированию ЭПД(информации продавца) на стороне продавца;
- выполнить действия по аннулированию ЭПД(информация продавца) на стороне покупателя.
Действия по аннулированию ЭПД(информации продавца) на стороне продавца
Если файл ЭПД(информация продавца) сформирован, подписан и отправлен покупателю ошибочно, то продавец может направить покупателю предложения об аннулировании еще до завершения обмена этим ЭПД.
При этом для двустороннего документа в такой ситуации корректнее говорить не об аннулировании документа (поскольку до подписания второй стороной документа, как такового, еще не существует), а об аннулировании (отзыве) информации одной стороны, направленной в адрес второй стороны.
При этом возможны следующие ситуации:
- файл ЭПД(информации покупателя) еще не сформирован и не подписан покупателем (или сформирован, но не подписан);
- файл ЭПД(информации покупателя) уже сформирован и подписан (или сформирован, подписан и отправлен), но еще не получен продавцом.
Аннулирование ЭПД(информации продавца) производится из режима просмотра.
В данном случае в качестве первичного учетного документа был использован универсальный передаточный документ (УПД) с функцией документа о передаче товаров, т.е. с функцией УПД(ДОП), составленный по формату, утвержденному приказом ФНС России от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@.
Открыть для просмотра электронный документ УПД(информация продавца) можно из документа учетной системы "Реализация (акт, накладная, УПД)" (рис. 1):
- выполнив команду Просмотреть электронный документ из списка команд, открываемого по кнопке ЭДО;
- по гиперссылке в информационной строке "Состояние ЭДО" (Ожидается подтверждение отправки или Ожидается извещение о получении).
Для начала процедуры аннулирования необходимо из формы просмотра УПД(информации продавца) выполнить команду Аннулировать из списка доступных команд, открываемого по кнопке Другие действия (рис. 2).
Рис. 2
При выполнении команды Аннулировать в открывшемся окне необходимо указать причину аннулирования УПД(информации продавца) и нажать кнопку Аннулировать (рис. 3).
Рис. 3
После выполнения описанных выше действий в адрес покупателя будет автоматически сформировано "Предложение об аннулировании электронного документа (документов)", в которое будет перенесена указанная причина аннулирования (рис. 4).
Подписание и отправка "Предложения об аннулировании электронного документа (документов)" производится в порядке, аналогичном действиям с любым электронным документом.
Рис. 4
После формирования предложения об аннулировании в информационной строке "Состояние ЭДО" документа "Реализация (акт, накладная, УПД)" появится запись об ожидании завершения процедуры аннулирования (гиперссылка Ожидается подтверждение аннулирования) (рис. 5).
Рис. 5
В форме списка документов "Текущие дела ЭДО" УПД(информация продавца), по которому сформировано предложение об аннулировании, будет перемещен в папку "На контроле" списка исходящих документов (рис. 6).
Рис. 6
Полученное от покупателя согласие на аннулирование УПД(информации продавца) означает, по сути, согласие покупателя на несоставление двустороннего первичного документа в формате УПД(ДОП).
Электронный УПД(информация продавца), по которому покупатель принял предложение об аннулировании, будет удален из папки "На контроле" списка исходящих документов формы списка документов "Текущие дела ЭДО".
В информационной строке "Состояние ЭДО" документа учетной системы "Реализация (акт, накладная, УПД)" появится гиперссылка Аннулирован (рис. 7).
Внимание
Аннулирование электронного первичного учетного документа (информации продавца) не приводит автоматически к отмене проведения документа учетной системы "Реализация (акт, накладная, УПД)", на основании которого был составлен аннулированный документ, а также к его пометке на удаление.
Рис. 7
В режиме просмотра документа "Предложение об аннулировании электронного документа (документов)" можно удостовериться во взаимном согласии сторон на аннулирование УПД(информации продавца), так как данный документ будет содержать подписи обеих сторон (рис. 8).
Рис. 8
Если на момент направления покупателю предложения аннулировать УПД(информацию продавца) документооборот у продавца не завершен, но покупатель уже сформировал и подписал файл УПД(информация покупателя), т.е. уже составил первичный учетный документ УПД(ДОП), то предложение об аннулировании УПД(информации продавца) будет рассматриваться как предложение об аннулировании составленного и подписанного обеими сторонами электронного документа УПД(ДОП) и обрабатываться в порядке, предусмотренном для аннулирования электронного документа (см. статью "Аннулирование электронного первичного документа по инициативе продавца в "1С:Бухгалтерии 8").
Если покупатель предложение об аннулировании отклонил, то в адрес продавца он направит сформированное и подписанное "Уведомление об уточнении".
Получение документов происходит по команде Отправить и получить из формы списка документов "Текущие дела ЭДО", открываемого по гиперссылка панели команд Текущие дела ЭДО (раздел Администрирование - подраздел Сервис или раздел Руководителю - подраздел Сервис, или раздел Продажи - подраздел Сервис).
После получения "Уведомления об уточнении" в информационную строку "Состояние ЭДО" документа учетной системы "Реализация (акт, накладная, УПД)" будет возвращена гиперссылка, которая свидетельствует о возвращении электронного обмена в состояние, предшествующее процессу аннулирования (Ожидается подтверждение).
Из формы просмотра электронного документа можно просмотреть содержание поступившего Уведомления об уточнении, т.е. ознакомиться с причиной отклонения покупателем предложения об аннулировании УПД(информации продавца) (рис. 9).
Рис. 9
Действия по аннулированию электронного первичного документа на стороне покупателя
Получение документов происходит по команде Отправить и получить из формы списка документов "Текущие дела ЭДО", открываемого по гиперссылка панели команд Текущие дела ЭДО (раздел Администрирование - подраздел Сервис или раздел Руководителю - подраздел Сервис, или раздел Продажи - подраздел Сервис).
Электронный первичный документ (информация продавца), которым в данном случае является универсальный передаточный документ (УПД) с функцией документа о передаче товаров, т.е. с функцией УПД(ДОП), в отношении которого получено предложение об аннулировании, отражается:
- в папке "Отразить в учете" списка входящих документов с отражением в графе "Состояние ЭДО" информации о том, что требуется подтверждение аннулирования;
- в папке "Аннулировать" списка входящих документов формы списка документов "Текущие дела ЭДО" (рис. 10);
Одновременно информация о том, что поступило предложение об аннулировании УПД(информации продавца), отражается в информационной строке "Состояние ЭДО" документа учетной системы "Поступление (акт, накладная, УПД)", созданного на основании поступившего УПД(информации продавца) (гиперссылка Требуется подтверждение аннулирования) (рис. 11).
Рис. 11
Просмотреть содержание поступившего документа "Предложение об аннулировании электронного документа (документов)" (рис. 12) можно из формы просмотра поступившего электронного УПД (информации продавца), в отношении которого поступило предложение об аннулировании (рис. 12).
Если покупатель согласен с предложением аннулировать поступивший УПД(информацию продавца), то он выражает свое согласие, выполнив команду Согласиться с аннулированием:
- с помощью одноименной кнопки из формы списка "Текущие дела по ЭДО", находясь в папке входящих документов "Аннулировать" (рис. 10);
- из формы просмотра поступившего предложения об аннулировании (рис. 12).
В информационной строке "Состояние ЭДО" документа учетной системы "Поступление (акт, накладная, УПД)" появится гиперссылка Аннулирован (рис. 13).
Внимание
Аннулирование электронного первичного учетного документа не приводит автоматически к отмене проведения документа учетной системы "Поступление (акт, накладная, УПД)", который был сформирован на основании аннулированного документ, а также к пометке его на удаление.
Рис. 13
В режиме просмотра документа "Предложение об аннулировании электронного документа (документов)" можно удостовериться во взаимном согласии сторон на аннулирование, так как данный документ будет содержать подписи обеих сторон.
После подтверждения покупателем согласия на аннулирование УПД(информации продавца) из формы просмотра будет исключена кнопка Утвердить. Это означает исключение возможности формирования и подписания УПД(информации покупателя), т.е. составления двустороннего документа, подписанного обеими сторонами.
Также будет исключена кнопка Отклонить, а из списка команд, открываемого по кнопке Другие действия, будут удалены команды Аннулировать и Закрыть принудительно (рис. 14).
Аннулированный УПД(информация продавца) будет также удален из папок "Отразить в учете" и "Аннулировать" списка входящих документов формы списка документов "Текущие дела ЭДО".
Рис. 14
Если на момент получения предложения аннулировать УПД(информацию продавца) покупатель уже сформировал и подписал файл УПД (информацию покупателя), т.е. уже составил первичный учетный документ УПД(ДОП), то предложение об аннулировании УПД(информации продавца) будет рассматриваться как предложение об аннулировании составленного и подписанного обеими сторонами электронного документа УПД(ДОП) и обрабатываться в порядке, предусмотренном для аннулирования электронного документа (см. статью "Аннулирование электронного первичного документа по инициативе продавца в "1С:Бухгалтерии 8").
Если покупатель с предложением об аннулировании не согласен, то вместо команды Согласиться с аннулированием он выполняет отказ от аннулирования:
- нажав на кнопку Не согласиться в форме списка документов "Текущие дела ЭДО" (рис. 10);
- нажав на кнопку Не согласиться с аннулированием в режиме просмотра электронного документа "Предложение об аннулировании электронного документа (документов)" (рис. 12).
После выполнения команды Не согласиться или Не согласиться с аннулированием в открывшемся окне необходимо указать причину отклонения предложения об аннулировании и нажать кнопку Отклонить аннулирование (рис. 15).
Рис. 15
После выполнения процедуры отклонения предложения об аннулировании УПД(информации продавца) в программе будет автоматически сформирован новый электронный документ "Уведомление об уточнении", в который будет перенесена причина отказа от аннулирования (рис. 16).
"Уведомление об уточнении" подписывается и отправляется продавцу в общем порядке.
После отклонения поступившего предложения об аннулирования в форме просмотра поступившего электронного УПД(информации продавца) (рис. 16) будут доступны кнопки Утвердить, Отклонить, а по кнопке Другие действия будет открываться стандартный список команд: Аннулировать, Закрыть принудительно, Создать произвольный документ.
После формирования "Уведомления об уточнении" до завершения обмена поступившим УПД(ДОП) в информационной строке "Состояние ЭДО" документа "Поступление (акт, накладная, УПД)" будет отражена гиперссылка, демонстрирующая текущее состояние обмена, - Требуется утверждение (рис. 17).
Рис. 17
